Você se lembra de Alice no País das Maravilhas? Especificamente, daquela parte onde a Alice pergunta para o Gato de Cheshire que caminho tomar e tanto faz aonde ele vai dar? E ele responde que qualquer caminho serve para quem não sabe para onde quer ir. Lembra? Pois bem, é assim que a gente se sente quando viaja a trabalho por uma empresa sem política de viagens.
Ao crescer, uma empresa expande seus negócios de local para regional, depois nacional, continental e, por que não, global? Com isso, seus parceiros, fornecedores e clientes acabam se espalhando e viajar se torna uma prática indispensável. E como gerir esses processos de viagens?
Direitos e deveres do colaborador
Ao contrário do que muita gente pensa, a política de viagens não serve só para proibir que a gente voe de classe executiva, mas para definir quais são as responsabilidades da empresa quando manda um colaborador para fora de sua base. Bem como as obrigações do colaborador que viaja representando a empresa na qual trabalha.
Resumindo, se seus colaboradores começarão a viajar é hora de parar tudo e criar um código de conduta com regras que possibilitem organização e economia para e empresa, bem como segurança e bem-estar para seus embaixadores.
Trabalho conjunto
E não adianta querer fazer isso sozinho. É de bom senso envolver o RH para que ele verifique se o convênio médico atende em outras praças; o Jurídico para verificar as leis trabalhistas dos viajantes corporativos; TI para dar suporte aos gadgets necessários (smartphones, notebooks, tablets); Marketing para definir se será necessário algum material promocional; Diretoria para definir o fluxo autorizador e Financeiro para o cartão corporativo e limite de gastos.
Mas por favor, não esqueça o mais importante: envolva também os viajantes. Deixe-os opinar. Afinal, eles serão os clientes internos desse produto que você está criando. E você já sabe, cliente satisfeito, neste caso, trabalha melhor.
Cultura organizacional
Outro ponto que deve ser considerado é a cultura da empresa. Não adianta importar uma política de viagens “engessada” de uma multinacional se sua empresa é mais informal e tem um organograma diferente.
Cidades de escritórios regionais devem receber bastante atenção.
Esses destinos devem ser bem estudados, pois deverão ser utilizados com frequência. Escolher um hotel bem localizado, próximo ao escritório, mas que também tenha a sua volta supermercados, farmácias, restaurantes, shoppings e principalmente ofereça segurança.
Isso vale também para as companhias aéreas. Checar as que oferecem melhores horários e/ou conexões e seus benefícios junto aos programas de fidelidade.
Consulte profissionais
Também facilita a vida ter um sistema de self booking, aqueles onde você mesmo pode verificar horários e preços de vários produtos ao mesmo tempo: voos nacionais e internacionais, locação de automóveis, reservas de hotéis etc.
E, finalmente, considere seriamente a curadoria de uma agência de viagens corporativas para auxiliá-lo na criação e implantação da política de viagens. E, posteriormente, para gerir as viagens da empresa. Alocar a gestão de viagens no departamento de compras pode parecer a solução óbvia, porém, mandar um colaborador para uma feira na China é bem mais complexo do que encomendar toner para as impressoras.
Então, não pense duas vezes para nos contatar, afinal, há 30 anos sua viagem é o nosso negócio.
Abraços,
Cássia Mazella
cassia@ativaturismo.com.br
